Quy Trình Ủy Thác Xuất Nhập Khẩu Chuẩn 2025: Bản Tin Chuyên Sâu

TP.HCM, ngày 14/04/2025 – Khi nền kinh tế toàn cầu đón nhận những chuyển động mới sau đại dịch và căng thẳng thương mại, hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam ngày càng gia tăng về cả khối lượng lẫn mức độ phức tạp. Đứng trước áp lực về thời gian, chi phí và quy định pháp lý, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp ủy thác xuất nhập khẩu như “chìa khóa” mở cánh cửa thị trường quốc tế.

Bài viết này được thực hiện dưới góc nhìn báo chí, cung cấp 9 bước quy trình ủy thác xuất nhập khẩu chuẩn 2025, giúp doanh nghiệp nắm rõ từng khâu từ đàm phán hợp đồng đến bàn giao chứng từ, đồng thời tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế rủi ro pháp lý.

📋 Tổng Quan 9 Bước Quy Trình

1. Đàm Phán Hợp Đồng Thương Mại

Trước tiên, hai bên – bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác – tiến hành thảo luận các điều khoản cơ bản:

• Giá trị hợp đồng & Incoterms: EXW, FOB, CIF…

• Điều kiện thanh toán: LC (Letter of Credit), TT (Telegraphic Transfer), DP, O/A

• Cam kết tiến độ & phạt chậm: Rõ ràng về thời gian giao nhận, mức phạt nếu trễ hạn

Góc nhìn chuyên gia: Việc ghi rõ điều khoản phạt chậm không chỉ bảo vệ quyền lợi của bên uỷ thác mà còn thúc đẩy bên nhận uỷ thác hoàn thành đúng cam kết.

2. Lựa Chọn Đơn Vị Ủy Thác Uy Tín

Một quyết định quan trọng không kém là chọn đúng đối tác:

• Giấy phép & pháp lý: Giấy phép kinh doanh logistics, mã số thuế xuất nhập khẩu

• Kinh nghiệm & danh tiếng: Ít nhất 5–10 năm hoạt động, đánh giá khách hàng tích cực

• Phạm vi dịch vụ: Toàn bộ hay một phần (hải quan, vận chuyển, thanh toán…)

Bình luận: Doanh nghiệp nên tham khảo case study và trực tiếp đến tham quan kho bãi nếu có thể, để đánh giá thực tế năng lực đối tác.

3. Ký Hợp Đồng Ủy Thác

Sau khi chọn được đối tác, hai bên hoàn thiện hợp đồng chi tiết:

• Phạm vi công việc: Khai báo hải quan, kiểm tra chuyên ngành, vận chuyển, bảo hiểm

• Lịch thanh toán: Ví dụ: 30% đặt cọc, 50% sau thông quan, 20% khi giao hàng

• Phụ lục dịch vụ: CO/CQ, kiểm dịch, bảo hiểm hàng hóa

Lưu ý: Hãy đảm bảo mọi dịch vụ phát sinh đều được liệt kê rõ trong phụ lục để tránh tranh chấp sau này.

4. Chuẩn Bị Hồ Sơ & Chứng Từ

Bên uỷ thác cung cấp đầy đủ:

1. Invoice (Hóa đơn thương mại)

2. Packing List (Phiếu đóng gói)

3. Hợp đồng thương mại gốc

4. C/O, C/Q (Giấy chứng nhận xuất xứ, chất lượng)

5. Giấy chứng nhận kiểm định (nếu hàng kiểm tra chuyên ngành)

Tip: Tư vấn chính xác mã HS Code ngay từ đầu để tránh nhầm lẫn, phát sinh phạt thuế.

5. Mở Tờ Khai Hải Quan

Bên nhận uỷ thác thực hiện:

• Khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS

• Tính và nộp thuế xuất nhập khẩu, VAT

• In và lưu giữ Mã tờ khai

Chuyên gia nhận định: Thời gian mở tờ khai chuẩn thường chỉ mất 1–2 giờ, nhưng công tác chuẩn bị hồ sơ mới là then chốt.

6. Kiểm Tra Chuyên Ngành (Nếu Có)

Với hàng hóa yêu cầu kiểm định:

• Thực phẩm, dược phẩm: Kiểm dịch, kiểm nghiệm tại Cục An toàn thực phẩm

• Hóa chất, điện tử: Chứng nhận an toàn EMC, RoHS tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Góc nhìn luật sư: Việc thiếu một giấy tờ chuyên ngành có thể khiến lô hàng bị giữ lại, phát sinh chi phí lưu kho và phạt hành chính.

7. Thanh Toán Quốc Tế

Bên nhận uỷ thác hỗ trợ:

• LC: An toàn, bảo đảm, nhưng chi phí cao

• TT: Nhanh chóng, linh hoạt, chi phí vừa phải

• DP, O/A: Thích hợp với doanh nghiệp có dòng tiền ổn định

Lời khuyên: Chọn hình thức thanh toán phù hợp với dòng tiền và mức độ rủi ro chấp nhận được.

8. Vận Chuyển & Theo Dõi Lô Hàng

• Đặt booking: Đường biển, hàng không, đường bộ, đường sắt (multimodal)

• Tracking online: Cập nhật tự động qua email/SMS hoặc nền tảng web

• Báo cáo ETA: Dự kiến thời gian đến cảng đích

Phân tích: Kết hợp đa phương thức vận chuyển giúp tối ưu chi phí và đảm bảo thời gian giao nhận.

9. Giao Nhận & Bàn Giao Chứng Từ

Hoàn tất quy trình với:

• Giao hàng: Đến kho hoặc địa điểm thỏa thuận

• Bàn giao chứng từ gốc: Bill of Lading, Invoice, C/O, C/Q

• Quyết toán chi phí: Lập báo cáo chi tiết, xuất hóa đơn dịch vụ

Báo cáo thực tế: Nhiều doanh nghiệp đã tiết kiệm đến 20% chi phí logistics và rút ngắn 50% thời gian so với tự thực hiện.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ)

1. Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức doanh nghiệp không trực tiếp đứng tên trên chứng từ, mà ủy quyền cho một bên thứ ba – thường là công ty logistics – đứng tên và thực hiện toàn bộ hoặc một phần hoạt động xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa.

2. Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng dịch vụ ủy thác không?

Rất nên. Đối với doanh nghiệp mới, không có bộ phận pháp lý hoặc chưa quen thủ tục hải quan, sử dụng dịch vụ ủy thác giúp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro về pháp lý và chi phí phát sinh do sai sót chứng từ.

3. Chi phí ủy thác xuất nhập khẩu thường bao gồm những gì?

• Phí dịch vụ ủy thác (theo % giá trị lô hàng hoặc mức cố định)

• Phí làm thủ tục hải quan

• Phí vận chuyển nội địa/quốc tế

• Phí kiểm định chuyên ngành (nếu có)

• Phí lưu kho, lưu bãi (nếu phát sinh)

4. Ủy thác có giúp doanh nghiệp hoàn thuế VAT không?

Có. Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu, đối tác ủy thác sẽ đứng tên xuất khẩu và cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ để hỗ trợ hoàn thuế GTGT theo đúng quy định pháp luật.

5. Có rủi ro nào khi ủy thác xuất nhập khẩu không?

Một số rủi ro có thể gặp phải:

• Chọn sai đối tác, dẫn đến thất thoát chứng từ hoặc hàng hóa

• Không minh bạch chi phí

• Chậm tiến độ thông quan hoặc giao hàng
  → Giải pháp: Luôn chọn đơn vị có kinh nghiệm, pháp lý rõ ràng, có hợp đồng đầy đủ và minh bạch ngay từ đầu.

6. HVD Logistics có cung cấp dịch vụ ủy thác cho mặt hàng đặc biệt không?

Có. Chúng tôi nhận ủy thác cho đa dạng các mặt hàng, kể cả nhóm hàng kiểm định chuyên ngành như thực phẩm, mỹ phẩm, hàng y tế, máy móc công nghiệp, thiết bị điện tử... với đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm.